【特定技能の実務】義務化された「定期面談」の進め方と入管への定期届出ルール
officeplus1企業の経営者様、採用担当者様、いつもご覧いただきありがとうございます。神戸で外国人雇用・ビザ申請をトータルサポートする、行政書士オフィス・プラスワンです。
特定技能外国人を受け入れた企業が、入社後に「一番手間がかかる…」と頭を悩ませるのが、「定期面談」と「入管への定期届出」です。
これは「1号特定技能外国人支援計画」の一環として、雇用期間中ずっと継続しなければならない法的な義務です。万が一怠ると、指導や罰則の対象となり、最悪の場合は外国人のビザ更新ができなくなる恐れもあります。
本日は、実務担当者様が押さえておくべき定期面談の正しい進め方と、四半期ごとに提出する報告書類のルールについて分かりやすく解説します。
1. 義務化されている「定期面談」の3つのルール
特定技能外国人に対する定期面談は、単なる社内の「1on1ミーティング」とは異なり、入管法に基づく厳格なルールが設定されています。
① 実施頻度：3ヶ月に1回以上
外国人本人に対して、最低でも3ヶ月に1回以上の頻度で定期的な面談を実施しなければなりません。
② 実施言語：外国人が十分に理解できる言語
ここが実務上最もハードルが高い部分です。面談は必ず「母国語など、本人が十分に理解できる言語」で行う必要があります。やさしい日本語だけでの面談は認められていないため、通訳者の手配が必要になります。
③ 面談対象：外国人本人だけでなく「監督者」も
面談を行うのは外国人本人だけではありません。その外国人を現場で直接指導している「日本人の上司（監督者）」に対しても、同じく3ヶ月に1回以上の面談を行い、外国人の勤務態度や職場でのコミュニケーション状況を確認する義務があります。
2. 定期面談で確認すべき重要なポイント
面談では、主に以下の項目について本人の状況を確認し、記録に残します。
- 労働条件の確認：給与は正しく支払われているか、残業代の未払いはないか、有給休暇は取得できているか。
- 生活状況の確認：住居（社宅など）で困っていることはないか、体調は悪くないか、休日はリフレッシュできているか。
- トラブルの有無：職場で差別やいじめを受けていないか、借金などの金銭トラブルに巻き込まれていないか。
- 日本人との交流：地域のイベントなどに参加できているか。
もし、面談の中で「残業代が支払われていない」などの労働基準法違反が発覚した場合は、支援責任者は速やかに労働基準監督署等の行政機関へ通報しなければなりません。
3. 四半期ごとの「入管への定期届出（報告）」義務
面談を実施して終わりではありません。面談の内容を含め、特定技能外国人の受入れ状況を「四半期に一度（3ヶ月に1回）」、出入国在留管理局へ報告（届出）する義務があります。
- 提出時期：四半期の翌々月の14日まで（例：第1四半期（1〜3月）の状況は、5月14日までに提出）
- 主な提出書類：
- 受入れ状況に係る届出書
- 支援実施状況に係る届出書（※ここに定期面談の記録などを記載します）
- 活動状況に係る届出書（※給与の支払い状況や、社会保険の加入状況などを証明する資料の添付が必要です）
書類の作成には、給与明細やタイムカードの確認などが必要となり、人事・総務担当者様にとって非常に負担の大きい作業となります。
4. 定期面談も書類作成も、プロ（登録支援機関）へ丸投げ可能
「3ヶ月ごとに通訳を手配して面談し、膨大な報告書類を作って入管へ提出する」 これを自社（人事担当者様）だけで運用するのは、目に見えない人件費や通訳コストが大きく膨らみ、本来の業務を圧迫してしまいます。
行政書士オフィス・プラスワンは、国の認可を受けた「登録支援機関」として、これら煩雑な定期面談（母国語対応）と、入管への定期届出（書類作成・提出）のすべてを企業に代わって実施いたします。
また、当事務所は「行政書士」でもあるため、定期報告を通じて外国人の在留状況を常に正しく管理でき、毎年のビザ更新時期にも極めてスムーズに対応できるという圧倒的な強みがあります。
「外国人の管理業務を減らしたい」「コンプライアンスを守って安全に雇用したい」とお考えの企業様は、どうぞお気軽に当事務所のワンストップ支援をご活用ください。
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